25 .............................................................................................................. 3 Sprechen Sie klar, damit man Sie versteht und spürt, wie Sie es meinen Klare und spürbare Worte tun gut, das Gegenteil irritiert. Kommunikation ist komplex. Die Theorien darüber füllen Bibliotheken. In der Praxis sind einfache Regeln wesentlich, werden aber oft nicht beachtet: Wie sich Mitarbeitende äussern: «In den Teambesprechungen, die er als Chef führt, versteht man oft nicht, was er meint, weil er unklar kommuniziert und öfters den Faden verliert.» «Sie kann in unübersichtlichen Situationen die Zusammenhänge sehr gut ordnen und sie mit wenigen Worten so darlegen, dass es alle verstehen.» «Sie spricht als Vorgesetzte viel zu leise und zu monoton.» «Er ist ein wortkarger Abteilungsleiter, erklärt sehr wenig. Wir müssen immer nachfragen, wie er etwas meint oder was er genau will.» «Sein Ausdruck ist lebendig. Man spürt in seinen Augen, seinem Gesicht und in seiner Stimme, wenn ihn etwas freut oder ärgert. Man weiss immer, woran man bei ihm ist.» «Sie sagt nette Dinge, aber oft mit einem etwas zynischen bis aggressiven Unterton, was bei den Mitarbeitenden schlecht ankommt, weil man nie genau weiss, wie sie im Inneren wirklich empfindet.» 26 3 Sprechen Sie klar, damit man Sie versteht und spürt, wie Sie es meinen .............................................................................................................. Hören Sie Ihren Bezugspersonen aufmerksam zu. Lassen Sie sie ausreden. Sprechen Sie klar, deutlich und in angemessenem Ton. Kommen Sie zum Wesentlichen und auf den Punkt. Finden Sie heraus, bei welchen Gesprächspartnern und in welchen Gesprächssituationen Sie wie viel oder wie wenig sagen müssen. Wählen Sie einen angemessenen Sprachstil und reden Sie nicht «an den Menschen vorbei». Mitarbeitende und andere Bezugspersonen sind Ihnen überdies dankbar, wenn sie spüren, wie Sie Ihre Worte meinen. Die emotionale «Melodie», welche Ihre Aussagen begleitet, sollte mit den mitgeteilten Inhalten übereinstimmen. Konkret: Sie loben eine Mitarbeiterin, und sie spürt in Ihren Lobesworten Ihre ehrliche Freude. Sie soll in Ihrem emotionalen Begleitton aber auch spüren, wenn Ihre Kritik ernst gemeint ist. Wohltuend ist, wenn eine Führungsperson komplizierte Zusammenhänge verständlich darlegt oder in einer wirren Besprechung mit klaren Worten den roten Faden wieder findet. Einem Referenten, welcher anschaulich formuliert und in den Inhalten seine Gefühle passend mitschwingen lässt, hört man gerne zu. Berechtigte Kritik ernten Vorgesetzte, die undeutlich sprechen, kompliziert formulieren, sich weitschweifig äussern und es nicht merken. Die Geduld wird strapaziert, wenn ein Leiter das Thema ständig wechselt und zusammenhanglos spricht. Am Schluss weiss keiner, was die Botschaft war. Die diffuse Kommunikation weist nicht selten auf ein unstrukturiertes Denken hin. Irritierend ist eine zu leise oder zu laute Stimme. Mühsam ist eine monotone Sprechweise oder ein undurchdringliches Maskengesicht, weil man bei beiden Kommunikationsformen nicht spürt, wie die Inhalte emotional gemeint sind. Auf wenig Akzeptanz stossen die klugen Arroganten, welche ihre Botschaften mit einem nicht zum Inhalt passendem Gefühlsausdruck verbinden. Dies ist häufig bei Zynismus oder Kommunikationsfähigkeit 27 .............................................................................................................. Sarkasmus der Fall, zum Beispiel in der Form netter Worte, die von einem aggressiven Unterton oder einem bissigen Lächeln begleitet sind. Meiden Sie all diese Varianten der Kommunikation, weil Sie dadurch nicht echt, sondern unklar oder gar doppelbödig wirken. Zelebrieren Sie auch nicht arrogante Überheblichkeit in Ihren Worten als Ihr besonderes Markenzeichen, wie dies einige Führungskräfte zu tun pflegen. Dies erscheint nur Ihnen persönlich speziell und individuell. Ihre Mitarbeitenden irritieren Sie damit, und rasch entdecken diese hinter Ihrer Kommunikationsart Ihre unsichere Haltung. Schwierige Einzelgespräche, zum Beispiel bei Konflikten oder im Falle kritischer Rückmeldungen, verlangen eine sorgfältige Vorbereitung. Die Gefahr, sich bei spontanem Drauflosreden zu verlieren, ist gross. Der Inhalt des Gesprächs ist am Schluss oft unklar. Dasselbe gilt bei der Besprechung von Traktanden in Sitzungen. Wie oft entstehen ineffiziente Diskussionen ohne klare Linie, weil die Vorbereitung durch die leitende Person ungenügend war. Vorgesetzte, die sich in Diskussionen und Gesprächen verlieren, erwecken den Eindruck, nicht zu wissen, was sie wollen, und verlieren dadurch an Achtung. Sie reden konzeptlos und folgen zu sehr ihren spontanen Einfällen, die nicht immer kreativ und selten gesprächsordnend sind. Nehmen Sie sich die Mühe, vor wichtigen Gesprächen zu notieren, was Sie in welchem Zeitrahmen und auf welche Art besprechen möchten. Beachten Sie ausserdem immer wieder, dass Ihr aufmerksames Zuhören bei Ihren Gesprächspartnern auf allen Ebenen zur Überzeugung führt, dass Sie sie ernst nehmen und für sie Interesse zeigen, was die Basis für gute Beziehungen ist. 28 3 Sprechen Sie klar, damit man Sie versteht und spürt, wie Sie es meinen .............................................................................................................. Kommunikationsfähigkeit Sozialkompetente Vorgesetzte kommunizieren in allen Situationen und auf allen Stufen inhaltlich klar und emotional verständlich. Sie hören aufmerksam zu. klare, inhaltliche und emotionale Kommunikation, angemessen an Person und Situation verständliche Sprache auf den Punkt kommen klar erklären aufmerksam zuhören einem roten Faden folgen schwierige Gespräche vorbereiten Gefühle, die zu den Worten passen verständlicher nonverbaler Ausdruck spürbare emotionale Begleitmusik passender Unterton Echtheit Kommunikationsfähigkeit 29 .............................................................................................................. Anregungen zur Umsetzung Bereiten Sie sich auf Führungsgespräche (Teammeetings und Einzelgespräche) und auf Präsentationen bezüglich der inhaltlichen und der zeitlichen Struktur vor. Behalten Sie diese Struktur während des Gesprächs im Auge. Versuchen Sie, ehrlich, echt, authentisch zu kommunizieren, sodass man versteht, was Sie sagen, und spürt, was Sie meinen. Verzichten Sie auf Zynismus und Sarkasmus. Benutzen Sie Ironie nur dann, wenn sie verstanden wird und niemanden verletzt. Fragen Sie in einer Teambesprechung zum passenden Zeitpunkt, wie das Team Ihre Art von Kommunikation und Information empfindet. Als Einstieg und Leitfaden können zum Beispiel folgende Kriterien dienen: zu viel Information zu wenig Information zu ausführliche zu wenig Kommunikation Kommunikation verständliche Sprache missverständliche Sprache klare Inhalte unklare Inhalte guten Dialog fördernd guten Dialog verhindernd Besprechen Sie offen die Wahrnehmungen Ihres Teams. Hören Sie aufmerksam zu. Fragen Sie nach. Bitten Sie um Vorschläge, was Sie verbessern könnten. Vermeiden Sie unter allen Umständen, kritische Punkte allzu rasch abzuwehren, sich zu verteidigen oder zu rechtfertigen. Danken Sie für Feedbacks. Setzen Sie sich damit auseinander.